طبق ماده 15 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها ، تعداد مدیران باید فرد باشد تا تصمیمات مدیران و تشخیص رای اکثریت دچار مشکل نشود و مدت ماموریت مدیر یا مدیران دو سال است ولی مجمع عمومی می تواند این مدت را اضافه کند و انتخاب مجدد مدیر یا مدیران بلامانع خواهد بود . ماده 16 آیین نامه : در صورت استعفا ، فوت ، عزل یا حجر مدیر یا مدیران قبل از انقضای مدت . مجمع عمومی فوق العاده ، به منظور انتخاب جانشین تشکیل خواهد شد . در صورتی که سه نفر یا بیشتر از اعضای هیات مدیره به جهات فوق از هیات مدیره خارج شوند ، مجمع عمومی فوق العاده باید به منظور تجدید انتخاب هیات مدیره تشکیل گردد. تصمیمات مدیران با اکثریت آراء معتبر است مجمع عمومی یک نفر از مدیران را به عنوان خزانه دار تعیین می نماید خزانه دار دفتر ثبت درآمد و هزینه خواهد داشت که به پیوست قبوض و اسناد مربوطه برای تصویب ترازنامه به مجمع عمومی تسلیم و ارائه خواهد داد.( ماده 17 و 18 آیین نامه )

در هر ساختمان مشمول مقررات این قانون در صورتی که عده مالکین بیش از سه نفر باشد مجمع عمومی مالکین مکلفند مدیر یا مدیرانی از بین خود یا از خارج انتخاب نمایند . ( ماده 8 ق تملک آپارتمانها).

• حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی مالکین

مطابق ماده  14 آیین نامه ، حفظ و اداره ساختمان عنوان کلی وظایف مدیر یا هیات مدیره است . به عبارتی تمام اقدامات و مساعی مدیر یا مدیران صرفا جهت حفظ ساختمان از هرگونه آسیب و خرابی و انجام امور جاری مربوط به آن است . مدیر یا مدیران برای اداره ساختمان تابع تصمیمات مجمع عمومی مالکین می باشند و چنان چه تصمیم مجمع عمومی در مورد یا مواردی خلاف قانون تملک آپارتمانها و آیین نامه اجرایی آن یا خلاف سایر قوانین موضوعه کشوری باشد مدیر یا هیات مدیره تکلیفی به تبعیت از آن ندارد.

• عدم تفویض مدیریت به اشخاص غیر

مدیر یامدیران امین شرکا بوده و نمی توانند فرد دیگری را به جای خود انتخاب نمایند ( ماده 19 آیین نامه ) زیرا مجمع عمومی عادی یا فوق العاده با توجه به قابلیت های موجود در او ، ایشان را به عنوان مدیر ساختمان برگزیده . و مدیر یا هیات مدیره نمی توانند شخص دیگری را برای حفظ و اداره ساختمان تعیین کنند و چنین عملی خلاف قانون است .

• بیمه کردن تمام بنا در مقابل آتش سوزی

بیمه در جوامع پیشرفته نقش حیاتی داشته و بیمه کردن ساختمان در مقابل آتش سوزی از جمله امور احتیاطی است که مدیر یا مدیران جهت حفظ و نگهداری  ساختمان و تاسیسات و تجهیزات مربوطه ، معمول می دارند ، سهم هر یک از مالکان به تناسب سطح زیر بنای اختصاصی آنها به وسیله مدیر یا مدیران تعیین و از شرکاء اخذ و به بیمه گر پرداخت خواهد شد ، در صورت عدم اقدام و بروز آتش سوزی ، مدیر یا مدیران مسئوول جبران خسارات وارده می باشند . ( ماده 14 و 20 ق و آیین نامه اجرایی ق تملک آپارتمانها )

• نحوه تعیین سهم هزینه های مشترک هر یک از مالکین یا استفاده کنندگان

طبق ماده 4 قانون و ماده 23 آیین نامه ، در صورتی که مالکین ترتیب دیگری برای پرداخت هزینه های مشترک پیش بینی نکرده باشند سهم هر یک از مالکین یا استفاده کنندگان از هزینه های مشترک ، آن قسمت که ارتباط با مساحت زیر بنای اختصاصی دارد از قبیل آب ، گاز ، آسفالت پشت بام و غیره به نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمت های ، اختصاصی تمام ساختمان ( به عبارتی به نسبت متراژ ) و سایر مخارج که ارتباطی به میزان مساحت و زیر بنا ندارد از قبیل هزینه های مربوط به سرایدار ، نگهبان ، متصدی آسانسور ، هزینه نگاهداری تاسیسات ، باغبان ، تزئینات قسمت های مشترک و غیره به طور مساوی بین مالکین یا استفاده کنندگان تقسیم می شود .

با توجه به مراتب فوق محاسبه دقیق سهم هر یک از مالکان یا استفاده کنندگان با مدیر یا مدیران است . لازم به ذکر است تنها مالکین ، در پرداخت سهم هزینه های مشترک ، متعهد نبوده ، بلکه هر شخصی اعم از مالک یا مستاجر یا استفاده کننده ، در قبال پرداخت هزینه های مشترک ساختمان ، مسئوول هستند.

• رسیدگی به اعتراض هر یک از شرکاء

طبق ماده 24 آیین نامه اجرایی ، هر یک از شرکاء که در مورد سهمیه یا میزان هزینه مربوط به سهم خود معترض باشد می تواند به مدیر مراجعه و  تقاضای رسیدگی نسبت به موضوع را بنماید در صورت عدم رسیدگی یا رد اعتراض شریک می تواند به مراجع صلاحیتدار قضایی مراجعه کند .

• رویت و بررسی وکالتنامه نماینده شرکا

به موجب ماده 9 آیین نامه ، کسی که به عنوان نماینده یکی از شرکاء تعیین شده باشد قبل از تشکیل جلسه مجمع عمومی وکالتنامه  معتبر خود را به مدیر یا مدیران ارائه نماید . در صورتی که مالک قسمت اختصاصی ، شخصیت حقوقی باشد نماینده آن طبق قوانین مربوط به شخصیتهای حقوقی معرفی خواهد شد .

بنابراین رویت و احراز صحت اعتبار وکالت نامه ، قبل از تشکیل و رسمیت جلسه مجمع عمومی ، از وظایف مدیر یا مدیران است .

• نگهداری صورت جلسات مجامع عمومی ساختمان

به موجب ماده 12 آیین نامه ، کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکاء باید در صورت جلسه نوشته و به وسیله مدیر یا مدیران نگهداری شود . زیرا این صورت جلسات به امضای کلیه حاضرین رسیده و مفاد آنها از مهمترین مدارک قابل استناد در برابر مالکین ، مدیران ، اشخاص ثالث ، مراجع ثبتی ، مراجع قضایی و اداری است و بدیهی است که این صورت جلسات با تغییر مدیر یا مدیران ، به مدیر یا مدیران بعدی تحویل داده می شود .

• اطلاع رسانی تصمیمات اتخاذ شده مجامع عمومی به شرکاء غایب

پس از ارسال دعوت نامه به مالکین جهت حضور در جلسه مجمع عمومی ، ممکن است همه آنان نتوانند و یا نخواهند در جلسه مجمع (عادی یا فوق العاده ) حاضر شوند . در این صورت چنان چه جلسه با حضور اکثریت لازم رسمیت پیدا کند ، تصمیمات آنها برای همه از جمله مالکان غائب نیز با توجه به ماده 13 آیین نامه الزام آور خواهد بود و وفق تبصره ماده 12 نیز ، تصمیمات اتخاذ شده. باید ظرف ده روز به وسیله مدیر یا مدیران به شرکاء غایب اطلاع داده شود .

• ارسال اظهارنامه به مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار

طبق ماده 10 مکرر ق ، در صورت امتناع مالک یا استفاده کننده از پرداخت سهم خود از هزینه های مشترک از طرف مدیر یا هیات مدیران وسیله اظهارنامه با ذکر مبلغ بدهی و صورت ریز آن مطالبه می شود . پس قانونا اظهارنامه وسیله ای است رسمی برای مطالبه حق ، و مدیر ساختمان نمی تواند بر ای مطالبه سهم هزینه های مشترک مالک یا استفاده کنندگانی که از پرداخت سهم خود امتناع می کنند به صورت شفاهی یا نصب آگهی در تابلو اعلانات اقدام نماید زیرا اثبات این نوع مطالبه بدهی در مراجع قضایی و ثبتی عملا ممکن نیست .

اظهارنامه در سه نسخه توسط مدیر ساختمان تنظیم و ذیل آن امضا می شود سپس توسط مامور ابلاغ به بدهکار ابلاغ می شود .

• خودداری از دادن خدمات مشترک به مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار

این وظیفه و اختیار پس از ارسال اظهارنامه به مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار ، برای مدیر یا مدیران ایجاد می شود  زیرا به موجب ماده 10 مکرر قانون هرگاه مالک یا استفاده کننده ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه سهم بدهی خود را نپردازد . مدیر یا مدیران می توانند به تشخیص خود با توجه به امکانات از دادن خدمات مشترک از قبیل شوفاژ تهویه مطبوع ، آب گرم ( نه آب سرد ) ، برق ، گاز و غیره به او خودداری کنند تا بدین وسیله بدهکار مجبور به پرداخت بدهی خود شود . واضح است که مدیر یا مدیران نمی تنوانند و نباید پیش از ابلاغ اظهارنامه ، مالک یا استفاده کننده بدهکار را از خدمات مشترک محروم کنند.

• تقاضای صدور اجرائیه برای وصول مطالبات ساختمان

چنان چه پس از ارسال اظهارنامه ، همچنان مالک یا استفاده کننده بدهکار ، اقدام به تسویه حساب ننماید ، ادره ثبت محل وقوع آپارتمان به تقاضای مدیر یا هیات مدیره برای وصول وجه مزبور اظهارنامه ابلاغ شده ، اجرائیه صادرخواهد کرد . عملیات اجرایی وفق مقررات اجرای اسناد رسمی صورت خواهد گرفت . پس از ابلاغ اجرائیه توسط دفتر اسناد رسمی ، معادل بدهی بدهکار ، اموال او بازداشت شده و قیمت اموال بازداشت شده توسط کارشناس ، ارزیابی و سپس به حراج و مزایده گذاشته می شود و طلب ساختمان وصول می شود .

• طرح دعوا در مراجع قضایی جهت وصول مطالبات ساختمان

مدیر یا هیات مدیره می تواند برای دریافت مطالبات ساختمان علاوه بر ابلاغ اظهارنامه و صدور اجرائیه از طرف اداره ثبت محل وقوع آپارتمان ، از طریق طرح و اقامه دعوی در دادگاه نسبت به وصول مطالبات ساختمان از واحد یا واحدهای بدهکار اقدام نماید.

• دادن گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک ساختمان

دفاتر اسناد رسمی موظف می باشند در هنگام تنظیم هر نوع سند انتقال ،اجاره ، رهن ، صلح ، هبه و غیره گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک را که به تایید مدیر یا مدیران ساختمان رسیده باشد از مالک یا قائم مقام او مطالبه نمایند و یا با موافقت مدیر یا مدیران تعهد منتقل الیه را به پرداخت بدهی های معوق مالک نسبت به هزینه های موضوع این قانون در سند تنظیمی قید نمایند . ( ماده 12 قانون )

• درخواست از وزارت مسکن و شهرسازی مبنی بر انتخاب کارشناسان موضوع ماده 13 قانون

بر اساس این ماده تشخیص پایان عمر مفید و فرسودگی کلی و بیم خطر یا ضرر مالی و جانی ناشی از پایان عمر مفید و فرسودگی ساختمان به عهده سه نفر از کارشناسان رسمی دادگستری است که انتخاب کارشناسان مزبور به عهده مالکان بوده و اگر مالکان ساختمان در این خصوص توافقی نداشتند وزارت مسکن و شهرسازی با درخواست مدیر یا هیات مدیره اقدام به انتخاب کارشناسان یاد شده خواهد کرد .

• اقدام به بازسازی تمام مجموعه ساختمان پس از تصویب مجمع عمومی

چنان چه مجمع عمومی مالکان با اکثریت آرا تصویب نماید که مجموعه ساختمان بازسازی شود ، اجرای این مصوبه طبق تبصره ، 1 ماده 13 قانون به عهده مدیر یا مدیران است که به نمایندگی از طرف مالکان اقدامات موضوع ماده 13 را انجام دهند.

• درخواست تخلیه واحدهای خودداری کننده از همکاری در امر بازسازی ساختمان

بر اساس تبصره 2 ماده 13 قانون ، چنان چه مالک خودداری کننده از همکاری ، اقدام به تخلیه واحد متعلق به خود به منظور تجدید بنا نکند ، حسب درخواست مدیر یا مدیران مجموعه ، رییس دادگستری یا رییس مجتمع قضایی محل با احراز تامین مسکن مناسب برای وی توسط سایر مالکان ، دستور تخلیه آپارتمان یاد شده را صادر خواهد کرد .

نرگس مقامی/وکیل دادگستری